存档的目的是为了确保信函内容的备份和记录，以便将来需要或存在纠纷时能够提供证据。
存档可以在纸质形式或电子形式进行，通常会按照一定的时间顺序排列。
存档人应保管好这些存档文件，并妥善地保存至少几年，以防需要查询或需要调取。
存档的位置可以根据个人或组织的需求而定，常见的可以是备案文件柜、档案室或者云存储系统。
对于信函发出方来说，存档后可以对信函内容进行追踪、确认和核实，以便在未来需要的时候能够提供准确的证据。
对于收件方来说，存档可以用于核实发件方的要求和要点，避免误解或产生纠纷。
对于第三方机构来说，存档可以作为证明信函的真实性和完整性的依据，以便其按照规定的程序进行后续处理。
无论存档方是谁，存档都需要保护好信函的机密性和安全性，避免未经授权人员查阅或篡改。